Usando o e-mail para Distribuir o Conhecimento

Conforme a análise que se segue, é possível perceber que esta opção de entrega de treinamento on-line ainda não é largamente difundida entre as organizações brasileiras. A entrega do conteúdo de treinamento via e-mail pode ser uma opção mais econômica e rápida de se implementar um projeto de e-Learning.

No contexto atual, de grandes mudanças e exigência de soluções cada vez mais imediatas, a adoção do e-mail como ferramenta de entrega de treinamentos pode ser uma alternativa interessante.

De acordo com os dados obtidos, notamos que a grande maioria das organizações participantes utiliza o e-mail para divulgar informações gerais sobre os cursos aos treinandos. Exatamente 80% dos respondentes afirmaram que a organização em que trabalham utiliza o e-mail para fornecer informações gerais sobre os cursos, como mudança de data ou horário, por exemplo. Em 20% dos casos, o e-mail não é utilizado para esta finalidade. 

Quanto ao uso do e-mail por parte dos instrutores para a entrega de materiais relacionados aos cursos, notamos uma queda na freqüência: 37% dos pesquisados afirmaram que este recurso é utilizado com muita freqüência e 37% disseram que este recurso é usado com pouca freqüência. Outros 25% disseram que o e-mail não é utilizado para este fim.

A entrega de feedback sobre o acompanhamento de performance através do e-mail é ainda menor que a entrega de materiais via e-mail, número que podemos encontrar no gráfico anterior. No caso do acompanhamento de performance dos alunos/treinandos via e-mail, apenas 14% dos respondentes afirmou que todos os instrutores possuem este hábito. Outros 14% disseram que a maioria dos instrutores utiliza este método. Para 34% dos pesquisados, apenas alguns instrutores usam o e-mail para este fim e finalmente para 39%, o e-mail não é usado para a entrega de informações sobre acompanhamento de performance.

O e-mail pode não ser a base para o projeto de e-Learning de uma empresa, mas pode ser uma parte importante desta estratégia.

Percebemos que conforme o uso do e-mail vai se tornando mais específico, ele vai sendo menos utilizado. Por exemplo, na primeira pergunta da pesquisa (gráfico 1) notamos que o e-mail é usado para a distribuição de informações gerais sobre os cursos em 80% dos casos, mas faz parte da estratégia de e-Learning para apenas 33% dos pesquisados. Para 18% dos pesquisados, o e-mail não faz parte da estratégia de entrega dos cursos e em 49% dos casos, o e-Learning ainda não é uma realidade na empresa pois ainda não foi implementado.

Por outro lado, esta questão nos mostra que apesar de não ser comum o e-mail fazer parte da estratégia de entrega dos cursos, as empresas já começam a enxergar as facilidades que esta ferramenta pode oferecer.

A pesquisa buscou também identificar alguns hábitos dos participantes com relação aos e-mails. Quando perguntados sobre a freqüência com que imprimem seus e-mails, apenas 1% afirmou que faz isso sempre. Outros 7% disseram que imprimem seus e-mails com freqüência. A grande maioria, 53%, afirmou imprimir algumas vezes os e-mails recebidos. E finalmente, em 39% dos casos, os e-mails quase nunca são impressos.

Esses resultados contrastam com algumas afirmações que apontam que as pessoas preferem ler textos impressos ao invés de lerem na tela do computador.

Quanto às razões que levam os pesquisados a imprimir um e-mail, notamos uma dispersão nas respostas. 59% dos pesquisados optaram pela alternativa “Outros”, pois as razões que os motivam a imprimir um e-mail provavelmente não estavam listadas na pesquisa. 16% dos pesquisados disseram imprimir um e-mail pois acreditam ser mais fácil ler as informações no papel. Outros 13% afirmaram que imprimem seus e-mails por medo de perder a cópia eletrônica do documento. Já em 12% dos casos, a razão primária para a impressão de um e-mail é poder mantê-lo sempre à mão ou guardá-lo em pastas e arquivos.

Os tipos de e-mails que são impressos com mais freqüência são aqueles que serão necessários quando a pessoa está longe do computador (58% das respostas). Os documentos que precisarão ser compartilhados com outras pessoas são impressos por 34% dos pesquisados. Os documentos considerados mais importantes também são impressos com bastante freqüência: 23% das pessoas o fazem por esta razão. Os documentos com mensagens mais extensas levam 13% das pessoas a imprimirem um e-mail e outros 13% alegaram que imprimem outros tipos de e-mail que não estavam listados nas opções da pesquisa (a opção “outros”).