Confira abordagens que podem melhorar as chances de êxito no processo de compartilhamento de expertise
Conseguir os melhores especialistas é um processo bastante trabalhoso para qualquer tipo de organização. Mas fazer com que esses profissionais devotem o tempo necessário para compartilhar suas expertises, não deixando de lado suas atividades profissionais é ainda mais complicado.
No capítulo “Trabalhando com Especialistas e Expertise”, do livro Além do e-Learning, abordagens e tecnologias para a melhoria do conhecimento, do aprendizado e do desempenho organizacional, o autor Marc J. Rosenberg argumenta que muito provavelmente os especialistas de sua empresa contem com uma plena carga de trabalho e já estejam respondendo a solicitações por ajuda sob uma maneira informal. Mas que, ainda assim, com o intuito de evitar possíveis resistências e frustrações, é importante investir na implantação de um processo de compartilhamento de expertise mais formal e com uma estrutura de incentivo e suporte.
Rosenberg apresenta oito abordagens que podem melhorar as chances de êxito nesse processo. Confira cada uma delas!
Reduza a carga de trabalho. Quando especialistas são bombardeados com perguntas ou solicitações para recomendações além de sua carga de trabalho, eles podem melindrar-se com o fardo extra que terão de carregar. Se a situação ficar exageradamente estressante, algo irá ceder, e o mais provável é que sejam suas disposições de compartilhar o que sabem. Para evitar essa e outras situações mais delicadas, certifique-se de inserir compartilhamento de expertise diretamente na descrição da função e no papel. Conceda tempo e assegure que eles (e todas as outras pessoas) saibam que isso faz parte de seus trabalhos.
Utilize os incentivos apropriados. Certamente, podem ser usados dinheiro, oportunidades promocionais e privilégios adicionais, mas não retire incentivos que mexam com o profissionalismo, tais como a oportunidade de participar de congressos profissionais ou de contactar pares do mesmo setor. Em alguns casos, a oportunidade de ministrar cursos mais avançados ou de ser um palestrante convidado em uma sessão é um bom incentivo profissional para um especialista.
Efetue rotatividade de especialistas. Considere promover uma rotatividade entre seus especialistas de modo que mais pessoas consigam a chance de servir em cada papel. Não apenas isso manterá o conhecimento atualizado, mas também criará um quadro cada vez maior de funcionários especializados pela empresa que praticam compartilhamento de conhecimento.
Gerencie a demanda. É preciso proteger seus especialistas de serem inundados com solicitações. Implantar “horas de expediente” virtuais é um meio de gerenciar a demanda. E mais, dê aos especialistas a habilidade de postar respostas online de modo que aqueles que fazem perguntas futuras sobre o mesmo assunto possam acessar essas respostas prévias.
Publique expertise quando ela se torna mais estável e repetível. Ao criar repositórios de conhecimento sobre temas específicos, os especialistas podem publicar conteúdo que seja frequentemente solicitado ou que eles acreditam que será útil para seus participantes e, então, alertar todos que o conteúdo está disponível. Assim, o especialista torna-se não apenas uma pessoa que detém as respostas, mas alguém com uma ampla gama de recursos informacionais para oferecer.
Indique onde as informações podem ser encontradas. Às vezes, o valor que um especialista traz à mesa é o conhecimento do local em que as informações podem ser encontradas. Estimule-os não apenas a responder perguntas, mas também para indicar às pessoas as fontes de informação que eles procuram.
Utilize técnicas diferentes de captura de conhecimento. Capturar expertise não é fácil. Provavelmente você encontrará situações em que os especialistas são incapazes de organizar, para não dizer publicar, seus próprios conhecimentos. Por isso, vale a pena tentar extrair o conhecimento apropriado de um especialista por meio de entrevistas, observações detalhadas e, às vezes, até ter os especialistas contando casos em vídeo, pois eles podem apresentar narrações de histórias interessantes e relevantes, além de insights com suas próprias palavras.
Contrate seus instrutores. Você pode usar uma função de treinamento como um veículo para ajudar os especialistas a aprenderem a se comunicar com seus orientados, uma competência que os beneficiará enormemente no futuro. Esse benefício é realçado à medida que você recruta números crescentes de especialistas para funções de treinamento rotacionais e coloca os instrutores em posições de especialistas depois que sua tarefa no treinamento tiver sido concluída.
Referência: Além do e-Learning, abordagens e tecnologias para a melhoria do conhecimento, do aprendizado e do desempenho organizacional, de Marc J. Rosenberg.
